siklus logistik

BAB I

PENDAHULUAN

A.          Latar Belakang

Manajemen logistik adalah kegiatan dalam perusahaan yang unik karena merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda.  Aktivitas logistik termasuk di dalamnya meliputi penentuan lokasi, fasilitas, transportasi, inventarisasi, komunikasi, pengurusan serta penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersil.

Tujuan logistik adalah menyampaikan barang jadi dan macam-macam material yang digunakan dalam produksi dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang aman dan dapat dipakai, ke lokasi dimana dibutuhkan dan tentunya dengan biaya yang efisien.

Bila dilihat dari siklus fungsi-fungsi logistik maka tahap pertama fungsi logistik adalah rencana kebutuhan logistik. Kemudian tahap berikutnya yaitu semua kegiatan menyediakan barang-barang logistik untuk menunjang pelaksanaan tugas seluruh organisasi. Pelaksanaan suatu rencana logistik yang telah direvisi itu biasanya menyangkut modifikasi prosedur operating dan atau perubahan besar dalam jaringan kerja sistem yang ada. Hal ini bergantung kepada manajer perusahaan untuk bagaimana mengelola serta mencari inisiatif untuk melaksanakan siklus logistik dalam perusahaannya tersebut masing-masing.

B.          Rumusan Masalah

1.        Apa itu logistik dan siklus logistik?

2.        Bagaimana siklus dalam logistik?

3.        Apa saja permasalahan yang terjadi dalam berlangsungnya siklus logistik?

C.          Tujuan

1.        Untuk memenuhi tugas mata kuliah manajemen logistik.

2.        Untuk mengetahui apa itu siklus logistik.

3.        Untuk mengetahui dengan jelas bagaimana siklus logistik dalam perusahaan.

4.        Untuk mengetahui permasalahan dalam berlangsungnya siklus logistik.

BAB II

PEMBAHASAN

A.          Pengertian Logistik dan Siklus Logistik

Logistik adalah segala barang yang dibutuhkan perusahaan guna untuk melaksanakan segala aktivitas dalam perusahaan tersebut. Logistik tidak semata-mata langsung diadakan tanpa ada proses manajemen yang baik dan terstruktur. Manajemen logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengeorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Menurut Martin (1988) mengartikan Manajemen Logistik sebagai proses yang secara strategik mengatur pengadaan bahan (procurement), perpindahan dan penimpanan bahan, komponen dan penyimpanan barang jadi dan informasi terkait melalui organisasi dan jaringan pemasarannya dengan cara tertentu sehingga keuntungan dapat dimaksimalkan baik untuk jangka waktu mendatang melalui pemenuhan pesanan dengan biaya yang efektif.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Manajemen Logistik adalah kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengelolaan (siklus) logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Adapun yang dimaksud dengan Siklus Logistik yaitu suatu perputaran dari segala kegiatan yang meliputi proses perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan distribusi, pemeliharaan, penghapusan serta pengendalian terkait logistik dalam perusahaan agar persediaan (inventory) selalu tersedia dan terkelola dengan efektif dan efisien. Dilihat dari pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa siklus logistik merupakan pengaplikasian atau pelaksanaan dari setiap fungsi-fungsi logistik yang ada. Fungsi logistik harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan tidak terlepas dari kaidah-kadiah manajemen umum yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.

B.          Proses Dalam Siklus Logistik

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa siklus logistik merupakan suatu putaran dari setiap kegiatan fungsi-fungsi logistik. Pengelolaan (manajemen logistik) secara fundamental dalam melaksanakan fungsi-fungsi logistik dapat dilihat pada siklus logistik berikut ini.

Gambar 1. Siklus Logistik

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik (Mustikasari: 2007). Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

1.        Perencanaan

Perencanaan secara umum adalah proses merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Terkait logistik, perencanaan adalah proses merencanakan kebutuhan barang atau persediaan yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) yang kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku dimasing-masing organisasi (Mustikasari: 2007).

Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanaannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengendalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.

Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan diperlukan kerjasama yang terus menerus antara seluruh komponen organisasi yang ada dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:

1.         Rencana jangka panjang (long range)

2.         Rencana jangka menengah (mid range)

3.         Rencana jangka pendek (short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala prioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tidak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain rencana pembelian, rencana rehabilitasi, rencana dislokasi, rencana sewa, serta rencana pembuatan atau produksi. Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pertanyaan sebagai berikut.

1.         Apakah yang dibutuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat.

2.         Berapa yang dibutuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat.

3.         Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat.

4.         Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat.

5.         Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat.

6.         Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat.

7.         Mengapa dibutuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang diambil benar-benar tepat.

2.        Penganggaran

Penganggaran/budgetting adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan logistik dalam suatu skala tertentu/ skala standar yaitu mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari).

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan akan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hanbatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable. Apabila semua perencanaan dan penentuan kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.

Dalam penyusunan anggaran terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain adalah:

1.         Peraturan-peraturan terkait.

2.         Pertimbangan politik, sosial, ekonomi, dan teknologi.

3.         Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran.

4.         Pengaturan anggaran seperti sumber biaya pendapatan sampai dengan pengaturan logistik.

3.        Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada atau mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisien (Subagya: 1994). Menurut Mustikasari, pengadaan adalah kegiatan untuk merealisasikan atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan pada pilihan alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara-cara yang dapat dijalankan untuk menjalankan fungsi pengadaan yaitu: Pembelian, Penyewaan, Peminjaman, Pemberian (hibah), Penukaran, Pembuatan, dan Perbaikan.

Proses pengadaan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut.

1.         Perencanaan dan penentuan kebutuhan

2.         Penyusunan dokumen tender

3.         Pengiklanan/penyampaian undangan lelang

4.         Pemasukan dan pembukuan penawaran

5.         Evaluasi penawaran

6.         Pengusulan dan penentuan pemenang

7.         Masa sanggah

8.         Penunjukan pemenang

9.         Pengaturan kontrak

10.     Pelaksanaan kontrak

Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003. Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:

a.         Kode Etik Pengadaan (George W. Aljian)

1.      Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan.

2.      Tidak boleh ada keterangan orang dalam kepada siapapun.

3.      Memberi batas kepada seseorang rekanan adalah melanggar etika.

b.         Pelelangan Pengadaan Barang

1.      Keanggotaan panitia minimal 5 orang terdiri dari: perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penanggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, dan penanggung jawab tehnis.

2.      Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jendral atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.

3.      Panitia dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek.

4.      Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk. (Subagya: 1994).

4.        Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan (inventory) di tempat yang telah ditentukan untuk kemudian digunakan dikemudian hari. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya efisien. Dengan proses ini, diharapkan kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah, dan aman dari pencurian.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam tahap penyimpanan ini yaitu:

1.         Pemilihan lokasi

2.         Barang (jenis, bentuk atau bahan barang)

3.         Pengaturan ruang

4.         Prosedur atau sistem penyimpanan

5.        Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat lain (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:

1.         Proses administrasi

2.         Proses penyampaian berita (data-data informasi)

3.         Proses pengeluaran fisik barang

4.         Proses angkutan

5.         Proses pembongkaran dan pemuatan

6.         Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

6.        Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan suatu kegiatan atau usaha menjaga barang agar  tetap pada keadaan aslinya atau tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Barang yang sampai di gudang perlu dipelihara dan dijaga kualitasnya sampai saat barang tersebut didistribusikan atau digunakan.

7.        Penghapusan

Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antara lain:

1.         Barang hilang akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan.

2.         Tehnis dan ekonomis yaitu setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya yang disebabkan oleh faktor : kerusakan yang tidak dapat diperbaiki, kedaluwarsa, barang mengurang karena susut, busuk, dsb.

3.         Tidak bertuan atau barang-barang yang tidak diurus.

4.         Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara hukum.

Cara-cara penghapusan yang lazim lakukan antara lain : Pemanfaatan langsung, Pemanfaatan kembali, Pemindahan, Hibah, Penjualan/pelelangan, dan Pemusnahan.

8.        Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadapt langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:

1.         Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lainnya.

2.         Melaksanakan pengamatan, evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dari rencana.

3.         Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan.

4.         Melakukan supervisi

a.       Struktur organisasi yang baik

b.      Sistem informasi yang memadai

c.       Klasifikasi sesuai dengan standarisasi

d.      Pendidikan dan pelatihan

e.       Anggaran yang cukup memadai

C.          Masalah  Yang Terjadi Pada Siklus Logistik

Dalam berlangsungnya siklus logistik di suatu perusahaan, kerap sekalai terjadi masalah-masalah yang tidak diinginkan. Adapun masalah-masalah umum yang sering terjadi saat siklus atau perputaran logistik tengah berlangsung antara lain (Syafrudin: 2009) :

1.        Salah rencana dan pengadaan kebutuhan

a.       Kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan logistik.

b.      Kurang cermat dalam menganalisa dan kurang memperhatikan lingkungan.

c.       Kesalahan berkaitan dengan jenis logistik, metode pengadaan logistik, jumlah logistik, waktu pengadaan, tempat asal maupun kesalahan dalam rencana harga logistik.

2.        Kesalahan pengadaan barang

3.        Salah tempat atau peletakan logistik sehingga mengganggu kelancaran aktivitas secara keseluruhan.

4.        Salah pakai atau kekeliruan dalam penggunaan barang karena tanpa disertai rasa tanggungjawab baik secara teknik maupun fungsional.

5.        Lalai dalam pencatatan logisitk baik menyangkut pelayanan kegiatan, waktu, jumlah, harga, kondisi maupun data pencatatan lainnya.

6.        Lalai dalam perawatan/pemeliharaan logistik sehingga menimbulkan kerusakan yang dapat berdampak pada menurunnya kuantitas output, tidak tercapainya batas pemakaian barang secara optimaldan terjadi pemborosan.

7.        Lalai penyimpanan dimana barang tidak ditempatkan pada tempatnya sehingga menyulitkan dalam pengambilan barang dan bahkan terjadi kehilangan.

8.        Lalai dalam melakukan pengawasan atau kontrol baik terhadap barangnya, waktu pengawasan, maupun metode pengawasan.

BAB III

PENUTUP

A.          Kesimpulan

Manajemen logistik adalah serangkaian kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan serta penggunaan logistik guna mendukung produktivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Siklus logistik adalah perputaran dari fungsi-fungsi logistik secara bertahap dan teratur dimulai dari proses perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan distribusi barang, pemeliharaan, dan pengahapusan serta pengendalian.

Kebutuhan barang perlu direncanakan dan ditentukan terlebih dahulu, kemudian dilakukan penganggaran terhadap kebutuhan barang yang sudah ditetapkan dengan memperhatikan kondisi serta kemampuan organisasi dalam pengadaannya. Barang yang sudah ada perlu disimpan pada tempat yang sesuai dengan kondisi barang dan perlu dilakukan pemeliharaan secara terus-menerus agar barang atau inventory tetap pada kondisi yang semula. Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak dapat digunakan lagi, maka perlu dilakukan tahap penghapusan. Agar setiap proses-proses tersebut berjalan sebagaimana mestinya, maka perlu dilaksanakan pengawasan dan pengendalian sehingga dapat mencapai terget yang diharapkan.

B.          Saran

Baik bagi penulis, mahasiswa, maupun bagi institusi terkait diharapkan makalah ini dapat menjadi informasi tambahan yang positif dan mampu menerapkan apa yang telah dipelajari dan diperoleh. Serta mengimplementasikannya langsung melalui praktik di lapangan. Untuk segala saran dan kritik yang membangun selalu kami nantikan agar dapat memperbaiki kekurang-kekurang yang ada pada makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Syafrudin, SKM., M.Kes. 2009. Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan. Jakarta: TIM.

Mustikasari. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta.

Subagya, M.S. 1994. Manajemen logistik. Cetakan keempat. Jakarta: PT. Gunung Agung.

http://adman.staf.upi.edu/2012/07/27/konsep-manajemen-logistik.html diakses tanggal 25 April 2015 pukul 14.00 WIB.